Spørgsmål og svar

1. Hvad er en elektronisk faktura ?

En elektronisk faktura er en faktura eller en kreditnota som afsendes elektronisk til modtageren (kunden) i et bestemt format. Formatet brugt af det offentlige i Danmark og mange danske virksomheder hedder OIOUBL (tidligere OIOXML). Afsendelse og modtagelse sker gennem en række udbydere, som i samarbejde sørger for, at fakturaerne sendes frem til modtagerne. FakturaService.dk er en af disse udbydere.

Nogle få elementer er påkrævet i en faktura:

1. Afsender - navn, adresse og CVR(Hvis der faktureres på vegne af virksomhed).
2. Modtager - navn og adresse. Om muligt også CVR og/eller EAN-numre.
3. Dato for udstedelsen - datoen hvor fakturaen er sendt.
4. Fakturanummer - Et nummer, du som afsender giver fakturaen. Bruges til at identificere den i din virksomhed.
5. Varens art, antal og pris
6. Momsbeløb - hvor mange kroner udgør momsen af det endelige beløb.

Men alt dette skal du jo ikke tænke på når du benytter FakturaService.dk. Her bliver du mindet om disse når du skal afsende en faktura.

OBS: Dette er en simplificeret forklaring.

En faktura bruges når man sælger varer og ydelser. Det kan være når du køber en sportstaske på nettet. Du modtager en faktura med varens navn, mængde og pris. En faktura er en juridisk dokumentation på, at der er foretaget en handel. Dokumentationen bruges så til regnskab og momsopgørelse.

En kreditnota er stort set det modsatte. Hvor fakturaen signalere, at der tilgår penge fra kunden til afsenderen, så står kreditnotaen for det modsatte. Hvis nu sportstasken, som man købte, viste sig at være i stykker eller til en forkert pris, så sendes der en kreditnota til kunden med det returnerede beløb. Ved en kreditnota går pengestrømmen altså fra afsenderen til kunden.

Man skulle så tro, at kreditnotaens beløb skulle opgives i negative tal, men det er som regel ikke tilfældet. Lige så snart, at der er tale om en kreditnota er det implicit at der føres penge tilbage. Derfor skal der som hovedregel ikke anføres negative tal på en kreditnota.

Regeringen har besluttet, at alle offentlige institutioner så som staten, regioner og kommuner udelukkende kan modtage fakturaer elektronisk fra 2005. Alle virksomheder som har offentlige kunder har derfor brug for at afsende elektroniske fakturaer for at få penge for leverede ydelser og varer. Mange private virksomheder modtager også elektroniske fakturaer. De fleste af disse virksomheder modtager dog også stadig gammeldags papirfakturaer, men med tiden vil det sandsynligvis blive mere og mere udbredt at sende fakturaer mellem virksomheder elektronisk.

EAN står for European Article Numbering, som er en unik adresse for en modtager af elektronisk fakturaer. Det kan sammenlignes med et telefonnummer. EAN-numre er 13 cifre og hver offentlig institution i Danmark samt mange firmaer har et eller flere. Man kan få oplyst modtagerens (kundens) EAN-nummer ved at kontakte denne direkte. Kommuner, regioner og stat har tit gode oversigter over deres EAN-numre på deres hjemmesider. Netværket for afsendelse og modtagelse af elektroniske fakturaer benytter EAN-numre til at fremsende fakturaerne til rette modtager.

Se mere om EAN.

EAN uddeles af GS1, se deres hjemmeside for flere informationer om anskaffelse af EAN-nummer.

Husk at man ikke selv behøver et EAN-nummer for at sende fakturaer til andre EAN-numre.

OIOUBL står for Offentlig Information Online Universal Business Language. Dette er en standard måde at strukturere indholdet i fakturaer, kreditnotaer og rykkere på. Det vil sige at hvis man sammenligner to fakturaer, som benytter OIOUBL standarden, så vil afsenderen stå på nøjagtig samme måde og på samme sted i fakturaen. Dette gør fakturaen nemmere at indlæse vha. computertekologi og det er derfor også et krav når man vil fakturere til det offentlige. OIOXML er forgængeren for OIOUBL og var den første offentlige strukturering af elektroniske regninger.

Nej du kan faktisk sende til stort set alle. Hvis du har et EAN-nummer på en virksomhed, kan du sende en faktura eller kreditnota til dem. Har du en adresse på din kunde, kan du sende den som postfaktura. Du kan sågar sende en faktura over e-mail også. Så længe du har et behov for at sende en faktura, er vi i stand til at levere.

Ja. Hos os kan man sende til alle modtagere på det udlandske/europæiske PEPPOL-netværk i BIS 3 formatet. Man skal bruge modtagerens PEPPOL endepunkt-adresse. Kontakt gerne vores kundeservice for yderligere information herom. E-mail-fakturaer kan også sendes ud af landet til din kundes mailadresse.

Ja det er du.
FakturaService.dk er en fakturaportal i den billige ende af skalaen. Men det tiltrods, så har vi dansk support over både mail og telefon. Du får altså både i pose og sæk hos os.

FakturaService.dk er en faktura portal med EAN, Print, E-mail og læs ind fakturaer

Så om man kalder det en fakturaportal, faktura portal eller noget helt tredje er for os lige meget. Bare du ved, at vi kan langt det meste med fakturaer.

1. Hvordan opretter jeg en konto ?

Man opretter en konto online her på siden ved at klikke på knappen "Opret konto" øverst. Du bliver guidet gennem fire enkle trin og så kan du gå i gang med at fakturere. Har du problemer med at oprette en konto, eller spørgsmål er du meget velkommen til at ringe eller skrive til os.

Få en konto og kig dig omkring

2. Koster det noget at have en konto ?

Nej. Det koster ikke noget at have en konto hos FakturaService.dk. Man kan frit teste og lade kontoen hvile uden løbende omkostninger. Man betaler kun pr. afsendelse.
Priser for afsendelse kan ses under beskrivelser af de enkelte ydelser under menuen "Løsninger".

3. Jeg har intet CVR-nummer - kan jeg godt oprette en konto alligevel ?

Ja, det kan du sagtens. Du skal blot vælge afsendertypen Privatperson uden CVR- eller SE-nummer i forbindelse med oprettelse af konto. Dette kan bruges af f.eks. freelancere, konsulenter og foreninger.

Hvis du opretter dig uden at udfylde CVR-nummer kræver det, at du udfylder et gyldigt telefonnummer. Desuden vil du skulle indtaste et CPR-nummer, når du afsender en elektronisk faktura.

Det er krav til elektroniske fakturaer, at man kan identificere afsenderen unikt ved enten CVR-nummer, SE-nummer telefonnummer el. lign. Dette skyldes at fakturaen i nogle tilfælde skal kunne knyttes til afsenderens Nemkonto og dette kan kun lade sig gøre via CVR-, SE- eller CPR-nummer.

4. Kan jeg oprette en konto med til et udenlandsk firma ?

Nej, en konto hos FakturaService.dk kræver, at man har et dansk CPR-, CVR- eller SE-nummer. Vores service er lavet for danske erhvervskunder og stamdataopsætningen er tilpasset dette.

Udenlandske kunder som sælger ydelser til f.eks. offentlige danske institutioner med EAN-nummer, kan udelukkende benytte vores service, hvis der oprettes et dansk salgsselskab med dansk CVR- eller SE-nummer og en konto i et dansk pengeinstitut til brug for at modtage betalingen. Vi henviser i denne forbindelse til www.skat.dk for oprettelse af CVR/SE samt en dansk revisor/advokat for rådgivning herom. Der kan mange gange oprettes c/o adresse hos en dansk advokat, hvis man ikke ønsker fysiske lokaler i Danmark. For tyske kunder kan eksempelvis sydbank.dk anbefales som bank, da de har filialer i Tyskland. For svenske firmaer kan Nordea anbefales som bank, da de råder over et stort filialnet i både Danmark og Sverige.

5. Jeg har glemt mit kodeord ?

Du kan nulstille dit kodeord på følgende link: GLEMT KODEORD

Du skal bruge enten den mailadresse, som du brugte til oprettelsen, eller dit kontonummer.

6. Jeg har glemt mit kontonummer ?

Da du blev kunde hos FakturaService.dk, modtog du en mail med dit kontonummer i. Dette er et godt sted at starte med at lede.

Hjælper det ikke, kan du sende en ny mail på følgende link: GLEMT KONTONUMMER

Du skal bruge den mailadresse, som du brugte til oprettelsen, og ignorer gerne at mailen beder sig om at oprette en ny adgangskode.

7. Skal jeg igennem jeres website HVER gang jeg vil logge ind ?

Nej du kan med fordel lave et bogmærke(Chrome, Firefox og Safari) eller en favorit(Internet Explorer).

På denne måde kan du trykke på dit bogmærke når du gerne vil logge ind. Så undgår du at skulle søge på google eller gå gennem vores website hver gang du gerne vil ind på din brugerside.

Her er links til vejledninger i hvordan man opretter et bogmærke:

Internet Explorer
Chrome
Firefox
Safari

1. Hvordan får jeg mulighed for at afsende ?

For at afsende skal du tanke kontoen op. Du kan frit optanke et vilkårligt beløb, dog maksimum DKK 3.000,- ad gangen. Når du har tanket kontoen op, kan du sende fakturaer fra din brugerside.

Du kan også vælge at benytte bagudfakturering. Hvis du vælger dette, slipper du for at sætte penge ind på din konto. Vi sender dig en opkrævning i starten af hver måned. En opkrævning koster et gebyr på DKK 24,- + moms.

Afsendelse af e-mail fakturaer og modtagelse af e-fakturaer er gratis og kan derfor benyttes uden optankning.

2. Hvordan tanker jeg op ?

Optankning sker fra ens brugerside under menupunktet 'Tank op'. Her kan man vælge det beløb man ønsker at tanke op og herefter betale for ordren. Man kan betale online med Dankort, VISA-Dankort, VISA Electron, Mastercard, Maestro og de fleste andre kreditkort. Alternativt via indbetalingskort.

3. Hvordan indtaster jeg en faktura ?

Fakturaen indtastes i en brugervenlig formular på kontoens brugerside. Formularen findes under menupunktet Send ved at klikke på linket Opret ny faktura, når man er logget på sin konto.

Der er også mulighed for at importere data til systemet fra f.eks. et økonomisystem.

4. Hvordan importerer jeg en faktura ?

Hvis du bruger et regnskabsprogram til fakturering og dette program understøtter eksport af OIOUBL / OIOXML, kan du importere og afsende din faktura gennem FakturaService.dk.

Du kan importere fakturaer filer enkeltvis eller flere filer i et ZIP arkiv.

Import sker fra din brugerside. Her vælges punktet Importer under menuen send .

Vi følger OIOUBL / OIOXML standarden - hvilket betyder, at hele filen der bliver sendt ind via vores API eller eksport funktion - skal være kodet i UTF-8.

Alle regnskabssystemer gemmer filen i UTF-8, men hvis du selv laver dine OIOUBL / OIOXML filer og afsender via vores API eller uploader via vores import funktion, skal du være særdeles opmærksom på om der er enkelte dele af filen der f.eks. er ANSI (iso-8859-1) og hvor resten er UTF-8,da filen vil blive afvist under importen til systemet.

Se Vejledninger for mere information.

5. Kan jeg automatisering import af fakturaer ?

Ja. Det er hvad vi kalder FTP-upload. På helt almindelig dansk betyder det egentlig bare, at du uploader dine fakturaer til vores server og bruger dit kontonummer som brugernavn.

Det vil være en fordel for dig at automatisere processen hvis mængden er så betragtelig at manuel import af zip-filer er for meget arbejde.

Du finder en skriftlig vejledning på vores vejledningsside. NB. FTP-upload kræver pt. et tredjepartsprogram.

6. Hvordan ved jeg, at en faktura er modtaget ?

Det er ikke muligt at vide om en modtager har modtaget eller behandlet en modtagelse. Dette er desværre en teknisk begrænsning i det samlede system i dag. De fleste modtagere vil dog kontakte dig hurtigt, hvis der er problemer med indholdet i en modtaget faktura. Du skal kontakte modtageren direkte i situationer med tvivl eller hvis betaling udebliver.

Bemærk, at der kan gå flere dage før en modtager vælger at hente en faktura hos sin udbyder og behandle denne.

Afsendes fakturaen over mail, vil det være muligt at se, om modtageren har åbnet denne.

7. Hvordan vedhæfter jeg en fil til min faktura ?

Du kan vedhæfte en PDF fil til din faktura eller kreditnota.

For forsendelsesmåderne e-mail og papirprint vil PDF dokumentet blive vedhæftet i slutningen af fakturaen, som sidste side(r). I en elektronisk faktura vil din vedhæftning blive konverteret til lav opløsning sort/hvid grafik svarende til FAX format og indlejret i OIOXML-datafilen.

Filstørrelsen må maks. være 5 MB.

Hvis du oplever fejl med at tilknytte en PDF, bør du undersøge om din PDF er:

• Beskyttet med brugernavn og adgangskode
• Beskyttet mod udprintning
• Beskyttet mod redigering

I disse tilfælde kan denne PDF ikke benyttes.

Du kan undersøge om filen er vedhæftet korrekt, ved at vedhæfte den - og dernæst gå Retur til Fakturaform, og se udskriftsvenlig. Dokumentet skulle nu være vedhæftet i slutningen af dokumentet.

8. Hvor mange typer moms understøtter jeres skabelon ?

Kun 25% moms på nuværende tidspunkt. Der er ikke mulighed for at benytte kunstnermoms eller andre momssatser i det nuværende system. Vi er opmærksomme på efterspørgslen og arbejder på en fremtidig løsning.

9. Hvad sker der, når jeg afsender en faktura til min kunde ?

Fakturaens data sendes videre til modtagerens udbyder og ligger klar til modtageren. Modtageren henter periodisk nye fakturaer. Det er den enkelte modtager selv, som bestemmer hvor ofte der modtages og behandles hos denne.

1. Koster det noget at have en konto?

Nej. Det koster dig først noget i det øjeblik du afsender noget.

2. Hvad koster jeres services?

Se vores priser i prislisten

3. Tank op eller bagudfakturering. Hvad skal jeg vælge ?

Tank op er for dig, som gerne vil have kontrollen med hvor mange penge, der går til fakturering. Med tank op kan du ikke afsende fakturaer eller kreditnotaer når din konto rammer 0. Du kan tanke op med kreditkort og giro og alt mellem 1 og 3000 kr. Beløb under 200 kr pålægges dog et lille administrationsgebyr. Du kan betale med følgende kort: Dankort, VISA-Dankort, VISA Electron, Mastercard og Maestro

Bagudfakturering er for dig, som ikke vil bruge tid på at tanke op når kontoen nærmer sig nul. Her bruger du bare løs og så sender vi dig en opkrævning i starten af den næste måned. Så fremt, at du har haft et forbrug selvfølgelig. En opkrævning har et gebyr på DKK 24,- + moms

4. Er det muligt at tilmelde PBS ?

Desværre ikke. På nuværende tidspunkt er det ikke muligt at oprette en betalingsaftale hos PBS for betaling af udestående hos FakturaService.dk. På nuværende tidspunkt kan man betale med kreditkort eller vha. bagudfakturering. Se ovenstående punkt for mere info herom.

5. Er mine kreditkort og bankoplysninger sikre hos jer ?

Ja. Alt hos FakturaService.dk er krypteret på en https forbindelse. Det samme som din netbank og andre sikrede sider. Derfor kan du trygt indtaste dine oplysninger i vores system. Når du har indtastet det én gang, gemmes det og udfyldes automatisk på næste faktura.

6. Hvorfor koster det noget at sende elektroniske fakturaer

Udbydere af afsendelse og modtagelse af elektroniske fakturaer driver et stort netværk, som har driftsomkostninger. Udbyderne betaler hinanden for at få lov til levere og modtage elektroniske fakturaer hos hinanden for at udligne disse omkostninger. Afsender og modtager af en elektronisk faktura er hver især med til at betale for driften af dette netværk. Markedet er frit og man kan spare mange penge ved at vælge den billigste udbyder.

Udgiften ved at afsende en faktura elektronisk er dog betydelig mindre end ved at sende den på papir med almindelig brevpost. Dels skal man ikke bruge brevpapir, konvolutter og printerblæk og dels skal man ikke betale porto ved afsendelse af elektroniske fakturaer. Man betaler udelukkende en engangspris pr. afsendelse.

1. Koster det virkelig ikke noget at have rykker og inkasso service på en faktura ?

Rykkerservicen er gratis så længe, at vi får inddrevet hovedstolen samt eventuelle gebyrer. Vælger du at annullere rykkerservicen efter x antal rykkere, vil ikke betalte rykkergebyrer blive pålagt dig at betale. Inkassoservicen koster 10 % af hovedstolen samt en forøgelse af inddrivelsen på 600 kr.

2.Hvorfor står mine betalingsoplysninger ikke længere på fakturaen?

Da vi skal have overblik over hvorvidt din kunde betaler, så vi kan stoppe rykkerproceduren ved indbetaling, bliver vi nødt til at modtage betalingen på en bankkonto, som vi har kontrol over. Lige så snart vi modtager pengene bliver de selvfølgelig afsendt til bankkontoen, som du har opgivet under dine stamdata.

3. Hvad hvis jeg modtager betalingen på min egen konto eller kontant ?

I så fald kan vi ikke vide om betalingen er sket. Derfor skal du selv annullere rykkerservicen under den enkelte sag. Vær opmærksom på at ubetalte rykkergebyrer vil blive trukket fra din saldo på FakturaService.dk, så hvis ikke disse er betalt af din kunde, vil du selv skulle inddrive dem.

4. Hvorfor skal jeg betale ubetalte rykkergebyrer ?

Det er desværre ikke gratis for os at rykke din kunde for dig og derfor tager vi rykkergebyrerne som betaling for servicen. Vi synes, at det er naturligt, at din kunde betaler disse, da det er dig, som bliver ulejliget af det udestående beløb. Men hvis ikke du ønsker at inddrive beløbet alligevel eller har modtaget betalingen af anden vej, skal vi stadig have betaling for vores arbejde med sagen. Derfor bliver vi nødt til at pålægge dig de ubetalte gebyrer.

5. Hvad koster Inkassoservicen ?

Inkassoservicen koster 10% af hovedstolen samt en forøgelse af inddrivelsen på 600 kr. Det vil sige, at din kunde betaler 600 kr. ekstra i inkassogebyr og du indvilliger i at afgive 10% af det skyldige beløb til inkassoselskabet.

6. Hvordan annullerer jeg en rykkerprocedure ?

På din konto under ”Rykker og Inkasso” finder du et menupunkt kaldet ”Igangværende”. Her kan du se alle de fakturaer, som er tilmeldt rykkerservice og ikke er betalt endnu. På den orange knap ud for den enkelte faktura, kan du vælge ”Annullér faktura”. Klikker du på denne vil du blive spurgt om du er sikker på, at du vil annullere betalingskravet – accepterer du dette vil rykkerproceduren stoppe og eventuelle rykkergebyrer blive trukket fra din saldo.

1. Hvordan nedlægger jeg min konto ?

For at nedlægge din konto skal du kontakte kundeservice. Dette er nødvendigt da vi gerne vil sikre os din resterende saldo bliver udbetalt korrekt. Saldoen fratrækkes et gebyr på DKK 80,00 + moms før udbetaling. Er saldoen herefter negativ udbetales intet. I forbindelse med opsigelse fjernes kundens adgang til kontoen permanent.

2. Min konto er nedlagt. Hvorfor ?

Er en konto ikke aktiv i mere end 24 måneder - det vil sige, logges der ikke ind på kontoen mindst en gang eller sendes fra kontoen i mere end 24 måneder i træk - betragtes kontoen som værende ikke aktiv. Kontoen kan herefter nedlægges af FakturaService.dk. Saldoen nulstilles i denne forbindelse og betragtes som forbrug.

3. Hvad går jeres nyhedsbrev ud på ?

Hos FakturaService.dk vil vi ikke skrive mails bare for at gøre det. Så når vi skriver, er det fordi vi har noget på hjertet. Det vil hovedsageligt dreje sig om produktnyheder eller ændringer i den service, vi tilbyder. Det er ikke noget, som du modtager flere gange i måneden. Du kan også 'synes godt om' os på facebook. Derinde vil cirka samme indhold blive offentliggjort.

4. Hvad med fortroligheden på det vi fremsender?

Vores system er krypteret og sikkert. Derfor vil det kun være dig og din modtager, som ser din faktura og eventuelt vedhæftede filer. Der vil være tilfælde, som f.eks. i behandling af fakturaer sendt til indscanning, hvor en ansat hos FakturaService.dk vil se din faktura, men denne har underskrevet en tavshedspligt i ansættelseskontrakten og kan se frem til en opsigelse hvis denne ikke overholdes.

Fandt du ikke et svar på dit spørgsmål?

Kontakt kundeservice

OPRET KONTO HER

Find en service:

E-faktura

Faktura Scanning

Email Fakturering

Post Fakturering

Om os

Vi sender fakturaer med beløb for over 2 millioner i timen på en normal hverdag og redder med vores elektronisering af faktureringsprocessen over 1500 træer fra at blive lavet om til printerpapir hvert år.

Så hop på den grønne bølge og send din faktura gennem FakturaService.dk

Kontakt

FakturaService A/S
Gunnar Clausens Vej 24 B, 1. tv.
8260 Viby J

CVR: 29 63 39 32

70 23 56 68

info@fakturaservice.dk
© 2003-2023 FakturaService.dk A/S | Alle rettigheder forbeholdes
Privatlivspolitik • Cookiepolitik Ændre cookiesamtykke
Vi er en kreditværdig virksomhed baseret på Bisnodes kreditvurderingssystem. Vurderingen er foretaget ud fra en mængde forskellige beslutningsregler. Oplysningerne bliver opdateret dagligt via Bisnodes database. Kreditvurderingen af virksomheden er således altid aktuel.